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Die teuerste IT ist nicht die mit dem grössten Server. Es ist die, bei der niemand weiss, wofür genau bezahlt wird. Diese vier Quellen treiben die Kosten bei KMU am häufigsten unbemerkt nach oben:
- Doppelte und verwaiste Lizenzen. Jedes Abonnement, das nach einem Stellenwechsel weiterläuft, ist ein Dauerposten ohne Gegenwert. Ohne regelmässige Lizenzbereinigung summieren sich diese Posten still – über Jahre.
- Manuelle Arbeit als Dauerzustand. Wenn eine Assistenz wöchentlich Stunden in wiederkehrende Excel-Abfragen investiert, ist das eine versteckte IT-Kostenstelle – nur steht sie in keiner Rechnung. Automatisierung amortisiert sich hier oft in wenigen Monaten.
- Notlösungen, die blieben. Das Skript von 2019, der private Dropbox-Account, der Laptop, der «eigentlich nur übergangsweise» den Fileserver ersetzt: Jede Notlösung ist ein Wartungsrisiko mit laufenden Zinsen.
- Break & Fix-Kosten. Stundensätze wirken günstig, solange nichts passiert. Ein einziger unplanbarer Ausfall – inklusive verlorener Arbeitszeit und unzufriedener Kunden – kann ein ganzes Jahresbudget für Wartung konsumieren.
Der Weg zu planbaren Kosten
Transparenz entsteht nicht durch ein besseres Controlling, sondern durch ein besseres Betriebsmodell: definierte Leistungen, dokumentierte Systeme, aktives Monitoring und ein fixer monatlicher Preis statt offener Stundennachweise.
Mehr dazu unter Managed IT Services.